일본 여행을 앞두고 설레는 마음으로 준비하고 있는데, 덜컥 예약한 호텔로부터 이메일이 오면 당황스럽기 마련입니다. 특히 "구글폼(Google Form)에 개인정보를 입력하고 여권 사진을 찍어서 첨부하라"는 내용은 요즘 같은 세상에 피싱(Phishing) 사기는 아닌지, 내 소중한 개인정보가 유출되는 건 아닌지 걱정부터 앞서게 됩니다.
결론부터 말씀드리면, 일본의 법률상 외국인 투숙객의 여권 사본 제출은 의무입니다. 하지만 제출 방식이 이메일이나 구글폼이라면 보안이 우려되는 것이 사실입니다. 과연 당일에 가서 대면으로 해도 되는지, 아니면 미리 보내야만 하는지 저의 경험과 정보를 바탕으로 상세하게 풀어드리겠습니다.
✈️ [경험담] "혹시 사기 아니야?" 오사카 무인 호텔 앞에서의 식은땀
저도 작년 가을, 오사카 난바 근처의 가성비 좋은 숙소를 예약했을 때 똑같은 경험을 했습니다. 에어비앤비 스타일의 레지던스 호텔이었는데, 여행 출발 3일 전에 메일이 왔습니다.
"원활한 체크인을 위해 아래 링크를 통해 투숙객 전원의 여권 정보를 등록해 주세요."
링크를 눌러보니 구글 설문지(Google Form)가 나왔고, 이름과 주소는 물론 여권의 인적 사항 면을 사진 찍어 올리라는 항목이 있었습니다. 순간 머릿속에 수만 가지 생각이 스쳐 지나갔습니다. '이거 진짜 호텔에서 보낸 거 맞나? 해킹당해서 내 여권 정보가 팔려나가는 건 아닐까? 그냥 가서 보여주면 안 되나?'
불안한 마음에 호텔 측에 메일을 보냈지만, 답장은 하루가 지나도록 오지 않았습니다. 결국 "설마 별일 있겠어?" 하고 찜찜한 마음으로 정보를 보냈습니다. 그리고 여행 당일, 호텔에 도착해서야 그 이유를 알게 되었습니다.
그곳은 직원이 상주하지 않는 '완전 무인 호텔'이었던 것입니다. 입구에는 태블릿 PC 하나만 덩그러니 놓여 있었고, 제가 사전에 보낸 여권 정보를 바탕으로 현관 비밀번호와 방 호수가 메일로 전송되는 시스템이었습니다. 만약 제가 의심만 하고 정보를 보내지 않았다면, 밤 10시에 오사카 길바닥에서 캐리어를 끌고 들어가지도 못한 채 국제전화로 씨름하며 식은땀을 흘려야 했을 것입니다.
반면, 2년 전 후쿠오카의 유명 체인 호텔에 갔을 때는 사전에 비슷한 메일을 받았지만 무시하고 갔습니다. 도착해 보니 프런트에 직원이 있었고, "메일을 못 봐서 지금 여권을 드리겠다"고 하니 웃으면서 그 자리에서 복사하고 체크인을 도와주었습니다.
이 두 경험을 통해 저는 일본 호텔의 '운영 형태'에 따라 사전 제출의 강제성이 다르다는 것을 깨닫게 되었습니다.
🔒 호텔의 '유형'을 먼저 파악하세요
질문자님의 상황에서 가장 현명한 대처법은 예약하신 숙소가 '직원이 상주하는 호텔'인지 '무인(비대면) 숙소'인지를 먼저 확인하는 것입니다.
1. 프런트에 직원이 있는 일반 호텔인 경우 🏨
결론: 굳이 미리 구글폼으로 보낼 필요가 없습니다.
대처: 이메일로 "개인정보 보안 우려로 인해 현장에 도착하여 체크인 시 여권을 실물로 제시하겠다(I will present my passport in person upon arrival due to security concerns.)"라고 답장을 보내시면 됩니다. 대부분의 유인 호텔은 현장에서 복사하거나 태블릿으로 스캔하는 시스템을 갖추고 있어 전혀 문제 되지 않습니다. 사전 등록은 체크인 시간을 단축하기 위한 '권장 사항'일 뿐입니다.
2. 에어비앤비형 또는 무인(Self Check-in) 호텔인 경우 🤖
결론: 반드시 사전에 제출해야 할 가능성이 높습니다.
이유: 일본의 숙박업법상 숙박 업자는 외국인 투숙객의 여권 사본을 보관할 의무가 있습니다. 무인 숙소의 경우, 법적으로 투숙객의 신원을 확인하지 않으면 숙소 출입 비밀번호를 알려줄 수 없도록 되어 있습니다. 즉, 여권을 보내지 않으면 방 문을 열어주지 않습니다.
대처: 예약한 사이트(아고다, 부킹닷컴 등)의 메시지 기능을 통해 해당 이메일이 호텔에서 보낸 공식 요청이 맞는지 한 번 더 확인한 후 제출하세요.
3. 보안이 너무 걱정된다면? 🛡️
여권의 '주민등록번호 뒷자리'는 포스트잇 등으로 가리고 찍어서 보내도 일본 숙박법상 문제 되지 않습니다. (일본은 여권번호, 영문 성명, 국적, 유효기간만 확인하면 됩니다.) 다만, 일부 깐깐한 시스템은 전체 면이 안 보이면 반려할 수도 있으니 참고하세요.
📝 왜 구글폼으로 받나요? (일본 숙박업법의 이해)
"왜 하필 보안도 허술해 보이는 구글폼인가요?"라는 의문이 드실 겁니다. 여기에는 일본의 독특한 사정이 있습니다.
1. 법적 의무 사항 ⚖️
일본 후생노동성은 테러 방지 및 감염병 예방 등을 목적으로 '여관업법(旅館業法)'에 따라 일본 내 주소지가 없는 외국인 투숙객의 여권 사본(복사본)을 반드시 확보하고 보존하도록 규정하고 있습니다. 이를 어기면 숙박 업자가 처벌받습니다. 따라서 호텔이 여권을 요구하는 것은 불법이 아니라 준법 행위입니다.
2. 영세한 숙박 업소의 시스템 부재 📉
대형 호텔 체인은 자체적인 '보안 업로드 링크'나 '앱'을 가지고 있습니다. 하지만 질문자님께서 예약하신 곳이 소규모 비즈니스 호텔이거나, 개인이 운영하는 에어비앤비형 숙소라면 비싼 보안 시스템을 구축할 여력이 없습니다. 그래서 가장 비용이 들지 않고 접근성이 좋은 '구글폼(Google Forms)'이나 이메일을 통해 법적 의무(여권 사본 확보)를 이행하려는 것입니다. 시스템이 미비할 뿐, 악의적인 의도가 있는 경우는 드뭅니다.
3. 무인 체크인의 확산 📱
코로나19 이후 일본에는 인건비 절감을 위해 무인 체크인 시스템을 도입한 숙소가 폭발적으로 늘어났습니다. 현장에 직원이 없으니, 사전에 신원을 확인하지 않으면 숙박 법 위반이 됩니다. 따라서 여행 당일 현장에 가서 해결하려다가는 입실 코드를 받지 못해 낭패를 볼 수 있으므로, 무인 숙소라면 사전 제출이 필수입니다.
❓ 자주 묻는 질문 (Q&A)
Q1. 예약 사이트(아고다 등) 메시지가 아니라 개인 이메일로 왔는데 사기 아닐까요?
🅰️ 호텔 측에서 예약 사이트의 보안 정책 때문에 직접 이메일을 보내는 경우가 종종 있습니다. 하지만 피싱일 가능성을 100% 배제할 수는 없습니다.
확인법: 발신자 이메일 주소가 호텔 공식 홈페이지의 도메인(@https://www.google.com/search?q=hotelname.com)과 일치하는지 확인하세요. 만약 @gmail.com 등 일반 계정이라면, 예약 사이트(앱) 내의 '숙소에 문의하기' 채팅 기능을 통해 "이메일로 여권 요청을 받았는데 맞느냐"고 확인하는 것이 가장 안전합니다.
Q2. 여권 사진을 보낼 때 주의할 점은 무엇인가요?
🅰️ 빛 반사로 인해 글자가 가려지지 않게 선명하게 찍어야 합니다. 특히 무인 체크인 시스템은 AI가 여권 정보를 인식하는 경우가 많아, 사진이 흐릿하면 체크인 당일 오류가 발생해 입실이 지연될 수 있습니다. 또한, 여권 서명란에 서명이 되어 있는지 꼭 확인하세요.
Q3. 구글폼에 올리면 제 정보가 영구적으로 남나요?
🅰️ 호텔의 개인정보 처리 방침에 따라 다르지만, 보통 구글폼은 데이터 수집 도구일 뿐이고 수집된 데이터는 호텔 관리자가 엑셀 등으로 다운로드하여 별도 보관합니다. 불안하시다면 체크아웃 후 호텔 측에 메일을 보내 "숙박이 종료되었으니 내 여권 이미지 파일은 규정에 맞게 보관 후 서버(구글 드라이브 등)에서는 삭제해 달라"고 요청할 권리가 있습니다.
Q4. 동반자의 여권도 모두 보내야 하나요?
🅰️ 네, 그렇습니다. 대표 예약자 한 명만 보내는 것이 아니라, 투숙하는 모든 외국인 성인의 여권 정보가 필요합니다. 동반자에게 미리 양해를 구하고 사진을 받아두시는 것이 좋습니다.
Q5. 여행 당일 유심(데이터)이 안 터지면 체크인을 못 하나요?
🅰️ 무인 호텔의 경우 사전에 받은 QR코드나 비밀번호가 있어야 들어갈 수 있습니다. 만약 현장에서 데이터를 못 쓰는 상황에 대비해, 여권 정보를 보내고 받은 '확정 메일'이나 '입실 코드' 화면을 반드시 캡처(스크린샷)해 두시기 바랍니다.
요약하자면, 유인 호텔이면 "가서 하겠다"고 하시고, 무인 호텔이면 "보안 확인 후 제출" 하시는 것이 정답입니다. 안전하고 즐거운 오사카 여행 되세요! ✈️